Excel es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se
encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office.
Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access,
Outlook, PowerPoint, te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos
iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.
PANTALLA INICIAL
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo
lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el
ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel
automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de
Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título
en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Microsoft Excel.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará
de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la
parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del
libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede
contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas
personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar
cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y
1.048.576 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...AA, AB,…IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal
de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el
número de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la
fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel
podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque
aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda
activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Como Excel es una hoja de cálculo, es obvio que se empleen los
operadores Aritméticos para realizar operaciones. A continuación muestro los
operadores Aritméticos Básicos:
• + Se utiliza para las sumas
• - Se utiliza para las restas
• / Se utiliza para las divisiones
• * Se utiliza para las multiplicaciones
• ^ Se utiliza para elevar a una potencia
Bueno ya que conoces los operadores básicos de Excel, empezaremos con aprender a usarlos y para eso está el siguiente ejemplo:
Siempre que se desee realizar una operación, será necesario poner en
primer lugar el signo de =, después se indicara con el nombre de la celda y el
operador, el tipo de operación que desea hacerse.
El primer resultado indica la suma de a2 que equivale a 100, +b2 que
equivale a50. ¿Porque a2 equivale a 100?, pues observemos la cantidad que está
en a2 y observemos la cantidad que está en b2, por lo tanto el resultado será
150 cuando demos Enter a la formula =a2+b2.
Así que las siguientes formulas indican resta, multiplicación y
división.
Es muy importante saber el nombre de las celdas, de ahí depende nuestro
éxito.
Para poder resolver un problema mediante una formula, es necesario tener
resuelto el problema y después aplicarlo a Excel, por ejemplo, deseo saber los
días vividos de una persona, primeramente debo saber cómo sacar los míos. Es
necesario saber cuántos días tiene el año para poder resolver el problema.
El siguiente ejercicio muestra cómo se puede saber cuánto voy a ganar en
el trabajo por los días que trabaje y lo que me pagan por día.
Así es, es necesario multiplicar los días que trabaje por lo que me pagan por día, en el primer ejemplo de la formula, me muestra la multiplicación de b2*c2, por lo tanto cuando presione enter en la formula, me dará el resultado.
La cinta de opciones es el elemento más
importante de la ventana de Excel, pues contiene los recursos necesarios para
el correcto desarrollo de las actividades ofimáticas y de los procesos
relacionados con las bases de datos.
La cinta de opciones de Excel es el
conjunto de herramientas y comandos mediante los cuales se pueden realizar las
diferentes tareas en las que se enfoca este software. De igual manera, se le
conoce como banda o barra de opciones. Se ubica en la parte superior de la
ventana de Excel, debajo de la barra de título y sobre la barra de fórmulas.
Conforma, junto a la mencionada barra de
fórmulas y de acceso rápido, la barra de herramientas de Excel, y es uno de los
elementos más importantes de la misma. A su vez, cuenta con una estructura
constituida por:
Pestañas o fichas: también conocidas, en conjunto, como barra de menú, son los botones
de acceso mediante los cuales se clasifican cada una de las herramientas de
Excel.
Grupo: dentro
de cada una de las clasificaciones de herramientas definidas por barra de menú,
se encuentran diferentes grupos con funciones u opciones específicas, de
acuerdo a la sección en la que se encuentre en ese momento.
La cinta de opciones es la base
funcional de la interfaz gráfica de Microsoft Excel, pues permite y
facilita al usuario encontrar las herramientas pertinentes para cada actividad
involucrada en un trabajo o proyecto, es decir, personalización de texto,
búsqueda de datos, edición de página, implementación de funciones, entre otras
labores.
Pestaña
Archivo
En esta pestaña se ubican, principalmente, todas aquellas herramientas relacionadas al almacenamiento del archivo en el equipo, así como su impresión. También se encuentra un acceso a las diversas opciones mediante las cuales se pueden modificar ciertas características de Excel.
Pestaña Inicio
En este apartado se encuentran las herramientas básicas y más utilizadas en el desarrollo de cualquier tipo de actividad, como opciones de personalización y formato de texto, comandos comunes como cortar y pegar, y otra clase de accesos relacionados al filtrado de datos, funciones, entre otros.
Pestaña Insertar
Las herramientas de este espacio están relacionadas a la inserción de, principalmente, gráficos o imágenes, capaces de evidenciar un comportamiento de unos datos comprensiblemente. Este es uno de los apartados más importantes en cuanto a estadística descriptiva se refiere, debido a la gran variedad de figuras que permite utilizar a la hora de graficar un estudio. De igual manera, ofrece otros elementos que facilitan la graficación de diagramas.
Pestaña
Disposición de página
El enfoque de estas herramientas está relacionado al diseño y presentación de la página para su posterior impresión o exportación a un archivo PDF.
Pestaña Fórmulas
Microsoft Excel
cuenta con un gran conjunto de funciones de distintas clases, entre las cuales
se encuentran:
Funciones
matemáticas.
Funciones
lógicas.
Funciones
financieras.
Funciones de
búsqueda.
Funciones de
texto.
Todas estas se pueden encontrar en la pestaña de Fórmulas, en donde se ubican otro tipo de herramientas como los cálculos con flechas y la auditoría de funciones, mediante las cuales se puede llevar un control de las diversas operaciones implementadas en el archivo.
Pestaña Datos
La pestaña Datos abarca todo el conjunto de herramientas que permite modificar, filtrar y organizar las bases de datos de la hoja de cálculo, así como realizar consultas sobre las mismas.
Pestaña Revisar
Aquí se incluyen las opciones y herramientas de revisión y protección del texto y datos contenidos en la hoja de cálculo del archivo.
Pestaña Vista
Se refiere al conjunto de herramientas que permiten modificar el formato de la hoja de cálculo y su visualización.
Pestaña
Programador
La pestaña
Programador o Desarrollador contiene herramientas de programación y
codificación, mediante las cuales se pueden programar diseñar macros para
plantillas y utilizar otro tipo de complementos para el desarrollo de las
mismas.
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